Thực hiện Chỉ thị số 01/CT-VKSTC ngày 2/12/2022 của Viện trưởng VKSND tối cao và Kế hoạch số 02/KH-VKS ngày 03/01/2023 của Viện trưởng VKSND tỉnh Khánh Hòa về công tác của ngành Kiểm sát Khánh Hoà năm 2023, Phòng kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự, hôn nhân và gia đình (Phòng 9) đã xác định ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện chuyển đổi số là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu gắn với việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị. Lãnh đạo Phòng thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ về ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số của cán bộ, Kiểm sát viên trong đơn vị; Định kỳ hàng tháng, tại các cuộc họp Phòng về công tác chuyên môn, cán bộ, Kiểm sát viên phải báo cáo Lãnh đạo Phòng kết quả thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số theo các nhiệm vụ đã được phân công. Ngoài các phần mềm, ứng dụng CNTT theo quy định của Ngành, đơn vị còn sử dụng các ứng dụng, phần mềm khác để phục vụ công tác chuyên môn như: Thiết lập sổ thụ lý điện tử, các loại sổ sách trên phần mềm máy tính; xây dựng hồ sơ điện tử, vận dụng phương pháp sơ đồ tư duy bằng phần mềm Xmind trong nghiên cứu hồ sơ, báo cáo vụ án...để phục vụ công tác chuyên môn.
Từ thực tiễn thực hiện công tác này, đơn vị xin nêu lên một số kinh nghiệm trong công tác số hóa hồ sơ, xây dựng sơ đồ tư duy, báo cáo án bằng hình ảnh các vụ việc dân sự, hôn nhân gia đình với mong muốn trao đổi, học hỏi, qua đó góp phần thực hiện tốt hơn nữa công tác này trong thời gian tới.
Thứ nhất, số hóa hồ sơ: Việc số hóa hồ sơ vụ, việc dân sự, hôn nhân gia đình thường được Kiểm sát viên thực hiện sau khi nhận được hồ sơ từ Tòa án chuyển sang. Kiểm sát viên tiến hành số hóa tất cả các tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án, sử dụng các phần mềm như PDF Split Or Merge, PDF Split Merge để ghép nối các file PDF riêng lẽ thành một file PDF thể hiện toàn bộ các tài liệu, chứng cứ của vụ án (File vụ án) sau đó phân loại thành các nhóm, từng tập đúng quy định tại Quyết định số 264/QĐ-VKSTC ngày 05 tháng 10 năm 2022 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về lập, quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự, hôn nhân gia đình, kinh doanh thương mại, lao động trong ngành kiểm sát nhân dân để việc tìm kiếm, nghiên cứu hồ sơ được thuận lợi, như Tập thủ tục tố tụng, tập tài liệu về nguyên đơn, tập tài liệu về bị đơn, tập tài liệu về người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, người làm chứng, tập tài liệu, chứng cứ do Tòa án cấp sơ thẩm thu thập, tập tài liệu về hoạt động nghiệp vụ của Viện kiểm sát ở cấp sơ thẩm.
Từ ngày 01/12/2022 đến ngày 25/5/2023, Phòng Kiểm sát giải quyết các vụ, việc dân sự, hôn nhân gia đình đã thực hiện nghiêm túc quy định về số hóa hồ sơ kiểm sát bản điện tử đạt tỷ lệ 99,2%. Cụ thể:
- Số hồ sơ chuyển từ Tòa án qua Viện kiểm sát: 141 hồ sơ (Sơ thẩm: 52 hồ sơ , Phúc thẩm: 89 hồ sơ)
- Số hồ sơ Viện kiểm sát đã thực hiện số hóa hồ sơ kiểm sát bản điện tử: 140 vụ (Sơ thẩm: 51 hồ sơ , Phúc thẩm: 89 hồ sơ)
Thứ hai, xây dựng sơ đồ tư duy: Việc xây dựng sơ đồ tư duy đối với vụ án một mặt giúp cho Kiểm sát viên hệ thống được toàn bộ các thủ tục tố tụng, các tài liệu, chứng cứ, nắm chắc nội dung vụ án, vụ việc, từ đó có thể phát hiện những vi phạm, thiếu sót của Tòa án để kịp thời đề ra yêu cầu, kiến nghị khắc phục vi phạm, nhằm đảm bảo việc giải quyết vụ án có căn cứ, đúng pháp luật; mặt khác xây dựng sơ đồ tư duy sẽ tạo thuận lợi, hỗ trợ tốt cho Kiểm sát viên trong việc báo cáo án, đề xuất quan điểm giải quyết vụ án đến lãnh đạo Phòng, lãnh đạo Viện. Sơ đồ tư duy còn bảo đảm cho hoạt động báo cáo án thêm phần sinh động, thuyết phục cao và giúp lãnh đạo dễ dàng nắm bắt toàn bộ nội dung của vụ án để có hướng chỉ đạo.
Có rất nhiều phần mềm hỗ trợ Kiểm sát viên xây dựng sơ đồ tư duy như phần mềm Edraw Mind Map, SimpleMind Desktop, iMindMap, Xmind. Để xây dựng được sơ đồ tư duy rõ ràng, cụ thể, hiệu quả, trước hết, Kiểm sát viên cần xây dựng bản tóm tắt nội dung vụ án như hệ thống lại toàn bộ các tài liệu, chứng cứ của vụ án; tiến hành phân thành các nhánh chính, nhánh phụ cấp 1, nhánh phụ cấp 2, 3... theo từng vấn đề (nguyên đơn, bị đơn, tóm tắt nội dung vụ án, nhóm nguồn gốc và quá trình quản lý….); thu thập, chuẩn bị các file ảnh, các tài liệu dự kiến sẽ chèn, đưa vào sơ đồ tư duy để minh họa bằng hình ảnh…
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các nội dung trên, Kiểm sát viên tiến hành mở phần mềm hỗ trợ xây dựng sơ đồ tư duy, chọn kiểu sơ đồ, bố cục phù hợp với ý tưởng, nội dung của vụ án. Để sơ đồ tư duy có sức thuyết phục, kiểm sát viên vần Sử dụng các từ, cụm từ ngắn gọn để diễn đạt các tình tiết vụ án, sử dụng hợp lý màu sắc, chèn hình ảnh, văn bản, tài liệu đã được số hóa vào trong sơ đồ tư duy để minh họa khi cần thiết, chẳng hạn: Kiểm sát viên có thể chèn các file PDF đã số hóa, lời khai, các biên bản xem xét, thẩm định tại chỗ và sơ đồ bản vẽ….. để khi lãnh đạo Phòng, lãnh đạo Viện yêu cầu xem xét các tài liệu, chứng cứ trong quá trình báo cáo án bằng sơ đồ tư duy.
Để xây dựng Sơ đồ tư duy, đơn vị đã ứng dụng phần mềm XMind và thao tác trên hệ thống thiết bị máy vi tính đã được trang bị cho từng Kiểm sát viên. Phần mềm Xmind với các tính năng thiết kế sơ đồ đa dạng, cho phép liên kết các tài liệu, chứng cứ, dữ liệu đã được số hóa giúp gắn kết, nâng cao hiệu quả công tác số hóa hồ sơ vụ án đã và đang thực hiện; dữ liệu sau khi thiết kế có thể trích xuất ra nhiều hình thức và định dạng khác nhau như trình chiếu, tập tin văn bản, hình ảnh,…do đó, rất thuận tiện cho việc sử dụng.
Qua thực tiễn xây dựng hồ sơ điện tử, sơ đồ tư duy, báo cáo án bằng hình ảnh các vụ án dân sự, hôn nhân gia đình trong thời gian qua, chúng tôi đã nhận thấy được nhiều thuận tiện, lợi ích đem lại. Việc nghiên cứu, đánh giá hồ sơ vụ án qua sơ đồ tư duy nên rất dễ hình dung và đánh giá chứng cứ, tài liệu. Từ đó, giúp công tác báo cáo án được đầy đủ, chi tiết hơn. Lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo Viện cũng rất thuận tiện khi nghiên cứu nội dung vụ án và đánh giá được kết quả công tác của mỗi Kiểm sát viên. Trong thời gian tới, Lãnh đạo Phòng 9 Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Khánh Hòa quyết tâm chỉ đạo cán bộ, Kiểm sát viên trong đơn vị tiếp tục thực hiện nhiều hơn số vụ án được báo cáo bằng sơ đồ tư duy.