Ngày 15/4/2009, Uỷ ban xã Ninh Đa (nay là phường Ninh Đa), thị xã Ninh Hoà, tỉnh Khánh Hoà tiến hành chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đối với thửa 922, tờ bản đồ số 13, toạ lạc tại thôn Phước Đa 1, xã Ninh Đa, huyện Ninh Hoà, tỉnh Khánh Hoà (nay là TDP Phước Đa 1, phường Ninh Đa, thị xã Ninh Hoà, tỉnh Khánh Hoà giữa ông Nguyễn Đức, bà Nguyễn Thị Mười và bà Phạm Thị Thuỳ Mỹ.
Tuy nhiên, ông Nguyễn Đức và bà Nguyễn Thị Mười cho rằng không có sự việc ông bà ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đối với thửa đất nêu trên với bà Phạm Thị Thuỳ Mỹ và chữ ký trong hợp đồng là giả. Do đó, ông Đức, bà Mỹ khởi kiện yêu cầu Toà án huỷ hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất nói trên nhưng ông Đức, bà Mỹ không cung cấp được bản chính của hợp đồng chuyển nhượng. Để có căn cứ giải quyết vụ án khách quan, toàn diện thì Toà án nhân dân thị xã Ninh Hoà đã ban hành công văn số 844/2020/CV-TA, ngày 08/10/2020 về việc yêu cầu uỷ ban nhân dân phường Ninh Đa cung cấp bản chính của hợp đồng để phục vụ công tác giám định chữ ký. Ngày 23/12/2020, uỷ ban nhân dân phường Ninh Đa có công văn phúc đáp số 370/UBND với nội dung hợp đồng nói trên không còn được lưu giữ do nhiều lần di chuyển hồ sơ lưu trữ.
Theo khoản 1 Điều 62 Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính Phủ về công chứng, chứng thực quy định:
“1. Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, sổ công chứng, sổ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực …”
Đồng thời, tại khoản 3 Điều 14 Nghị định số 23/NĐ-CP ngày 16/2/2015, về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định: “Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ: thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm.”
Như vậy, theo quy định viện dẫn thì thời hạn lưu trữ hồ sơ là lâu dài, việc uỷ ban nhân dân phường Ninh Đa làm mất hồ sơ gốc của hợp đồng chứng thực trong khi chưa hết thời hạn lưu trữ đã vi phạm về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ hồ sơ chứng thực, làm ảnh hưởng đến công tác xét xử và quyền, lợi ích hợp pháp của người dân.
Do vậy, để không xảy ra vi phạm trong công tác lưu trữ hồ sơ công chứng, chứng thực như đã nêu trên, Viện kiểm sát nhân dân thị xã Ninh Hòa đã ban hành kiến nghị phòng ngừa đối với các Uỷ ban nhân dân xã, phường trên địa bàn thị xã Ninh Hoà. Thông qua công tác kiến nghị Viện kiểm sát nhân dân thị xã Ninh Hoà đã đề nghị uỷ ban cần chú trọng công tác lưu trữ hồ sơ công chứng, chứng thực, có biện pháp chấn chỉnh kịp thời và lưu ý có biện pháp phòng ngừa tránh xảy ra các vi phạm tương tự./.