Nguyễn Văn Kháng
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ
TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN NGÀNH KIỂM SÁT KHÁNH HÒA
(Ban hành kèm quyết định số: ngày /11/2015 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
Chương I:
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
- Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến cho các cuộc họp, giao ban, hội nghị, tập huấn định kỳ hoặc đột xuất trong ngành Kiểm sát.
- Đối tượng áp dụng: Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến nhằm phục vụ việc tổ chức hội nghị giữa Viện kiểm sát nhân dân tối cao với Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, huyện; giữa Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh với các Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố.
Điều 2: giải thích thuật ngữ
- Hội nghị truyền hình trực tuyến: Là hệ thống thông tin đa phương tiện cho phép người dùng từ nhiều điểm khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu, tổ chức các cuộc họp, giao ban, hội nghị, tập huấn. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp tại hiện trường trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị một sự hạn chế nào trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều.
- Điểm cầu trung tâm : Là nơi lắp đặt các thiết bị trung tâm để điều khiển các điểm cầu cuối nhằm mục đích thực hiện các cuộc họp hội nghị truyền hình trực tuyến của Viện kiểm sát tỉnh Khánh Hoà. Điểm cầu trung tâm được đặt tại Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Khánh Hoà.
- Điểm cầu cuối: Là nơi lắp đặt các thiết bị hội nghị truyền hình để kết nối với điểm cầu trung tâm. Điểm cầu này được đặt tại các Viện kiểm sát huyện, thị xã, thành phố.
Điều 3: Mục đích của việc sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến
Việc sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến ngành Kiểm sát để tổ chức hội nghị trực tuyến nhằm góp phần tích cực thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành trong hoạt động nghiệp vụ, chuyên môn của ngành Kiểm sát; góp phần thực hành tiết kiệm trong việc tổ chức các cuộc họp, an toàn bảo mật, có thể lưu lại toàn bộ nội dung cuộc họp.
Chương II
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ
TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN
Điều 4: Các yêu cầu cơ bản của phòng họp hội nghị truyền hình trực tuyến
- Phòng họp tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến được bố trí nội thất, thiết bị phù hợp với điều kiện và đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật phục vụ cho hội nghị truyền hình trực tuyến.
- Ánh sáng trong phòng họp sử dụng ánh sáng nhân tạo thay ánh sáng tự nhiên để chủ động điều chỉnh ánh sáng hợp lý; sử dụng phông, rèm phù hợp tránh ngược sáng cho camera.
- Lắp đặt màn hình và bố trí chỗ ngồi phù hợp để người tham dự hội nghị truyền hình trực tuyến dễ nhìn, thoải mái.
Điều 5: Nguyên tắc tổ chức cuộc họp trên hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến
- Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến ngành Kiểm sát được sử dụng trong tất cả các cuộc họp, hội nghị, giao ban, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu triệu tập của Lãnh đạo VKSNTC và Lãnh đạo VKSND Tỉnh Khánh Hòa.
- Mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự và thời gian tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến do cơ quan, đơn vị chủ trì và có yêu cầu tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến xác định.
- Các cuộc họp thường kỳ, đột xuất do Viện kiểm sát tỉnh chủ trì với các đơn vị cấp huyện, thị xã, thành phố phải ưu tiên tổ chức cuộc họp trên hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.
Điều 6: Xây dựng và thông báo kế hoạch cuộc họp
- Đối với các cuộc họp thường kỳ
- Căn cứ vào chương trình công tác của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Khánh Hòa, Văn phòng Viện kiểm sát tỉnh tham mưu tổ chức các cuộc họp trực tuyến theo yêu cầu nhiệm vụ; phân công trách nhiệm cho các phòng nghiệp vụ, các VKSND huyện, thị xã, Thành phố chuẩn bị nội dung liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.
- Kế hoạch tổ chức họp thường kỳ do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Khánh Hòa phê duyệt và được thông báo đến tất cả các đơn vị có liên quan.
- Đối với các cuộc họp đột xuất, các cuộc họp do các phòng nghiệp vụ chủ trì:
- Việc quyết định các cuộc họp đột xuất do Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân Tỉnh quyết định, các phòng nghiệp vụ được Lãnh đạo Viện phân công có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, thời gian tổ chức cuộc họp, thông báo cho các đơn vị có liên quan đồng thời thông báo đến Văn phòng và Phòng thống kê tội phạm và công nghệ thông tin để phối hợp thực hiện.
- Các phòng nghiệp vụ tổ chức họp trực tuyến phải được sự đồng ý của Lãnh đạo viện đồng thời chuẩn bị về nội dung, thời gian tổ chức các cuộc họp và gửi văn bản về Văn phòng VKSND tỉnh trước 5 ngày làm việc để Văn phòng làm công tác chuẩn bị.
- Đối với các cuộc họp do Viện kiểm sát nhân dân tối cao tổ chức:
- Phòng thống kê tội phạm và công nghệ thông tin chịu trách nhiệm đảm bảo kỹ thuật ở đầu cầu VKSND tỉnh, các Viện kiểm sát cấp huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm về kỹ thuật.
Điều 7: Quy trình và phân công trách nhiệm tổ chức họp trên hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến
- Xây dựng nội dung cuộc họp
- Đối với các cuộc họp thường kỳ: Văn phòng phối hợp với các phòng nghiệp vụ Viện kiểm sát tỉnh chuẩn bị về nội dung, thời gian, địa điểm và các điều kiện tổ chức hội nghị, tổng hợp và trình lãnh đạo VKS tỉnh phê duyệt, sau đó gửi cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia cuộc họp.
- Đối với các cuộc họp đột xuất: Các đơn vị tổ chức họp đột xuất cần xây dựng nội dung và thời gian tổ chức hội nghị, thống nhất với phòng Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin để chuẩn bị các điều kiện phục vụ hội nghị. Để đảm bảo tổ chức tốt các cuộc họp đột xuất, đơn vị tổ chức hội nghị cần thông tin nhanh cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân liên quan biết về thời gian, địa điểm, thành phần dự họp.
- Chuẩn bị cho cuộc họp
- Đối với các cuộc họp tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao tổ chức.
- Văn phòng Viện kiểm sát tỉnh thông báo thời gian chuẩn bị và họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của các cơ quan, đơn vị có liên quan;
- Tổ chức kiểm tra, đấu nối các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp;
- Thiết lập các thông số kỹ thuật cho hệ thống phục vụ cuộc họp;
- Điều khiển thiết bị đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt.
- Đối với các cuộc họp diễn ra điểm cầu chủ tọa tại Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Khánh Hòa với các điểm cầu trong tỉnh.
- Kiểm tra thiết bị hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, nguồn điện và điện dự phòng khi có sự cố mất điện đột xuất xảy ra, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu;
- Phối hợp với VNPT (nếu có) để kết nối vào hệ thống;
- Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.
c) Điểm cầu cuối có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các công việc:
- Kiểm tra thiết bị hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, nguồn điện và điện dự phòng khi có sự cố mất điện đột xuất xảy ra, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu;
- Phối hợp với VNPT (nếu có) để kết nối vào hệ thống;
- Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.
3. Trách nhiệm của cán bộ phụ trách kỹ thuật.
a) Tại điểm cầu trung tâm:
- Trong quá trình diễn ra họp hội nghị truyền hình trực tuyến cán bộ phụ trách kỹ thuật phải luôn có mặt, tập trung để vận hành tốt các thiết bị phục vụ cuộc họp; phối hợp xử lý sự cố kỹ thuật (nếu có) tại các điểm cầu cuối.
- Khi điểm cầu trung tâm đang có người phát biểu, cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển phòng họp hội nghị trực tuyến tại điểm cầu trung tâm có trách nhiệm kiểm tra điều chỉnh hình ảnh, âm thanh đảm bảo đạt chất lượng tốt nhất. Tắt micro tại tất cả điểm cầu cuối bằng thiết bị điều khiển.
- Khi ở điểm cầu cuối nếu có người phát biểu, cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp hội nghị trực tuyến tại điểm cầu trung tâm phải đảm bảo bật micro ở điểm đầu cuối tương ứng; điều chỉnh hình ảnh, mức âm lượng cho phù hợp tại điểm cầu cuối đó.
b) Tại các điểm cầu cuối:
- Cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp hội nghị truyền hình trực tuyến tại các điểm cầu cuối có trách nhiệm phối hợp với cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại điểm cầu trung tâm để kiểm tra kết nối, điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ cuộc họp; trường hợp bị ngắt kết nối khi đang họp thì cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp ở các điểm cầu cuối phải thông báo cho cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp điểm cầu trung tâm biết để xử lý; tuyệt đối không tự ý chỉnh sửa thông số cấu hình hoặc quay số vì sẽ làm tắt nghẽn đến các điểm cầu khác.
- Cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp hội nghị truyền hình trực tuyến tại các điểm cầu cuối có trách nhiệm phối hợp với cán bộ phụ trách kỹ thuật ở điểm cầu trung tâm để bật/tắt micro nhằm tăng tính chủ động khi tham gia ý kiến của người dự họp.
- Kiểm tra và điều chỉnh không cho ánh sáng từ bên ngoài chiếu trực tiếp vào màn hình tivi gây khó khăn trong việc theo dõi cuộc họp.
- Cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp hội nghị truyền hình trực tuyến tại các điểm cầu cuối phải có mặt xuyên suốt trong quá trình diễn ra cuộc họp nhằm kịp thời xử lý các sự cố kỹ thuật.
Điều 8: Kết thúc cuộc họp
Sau khi kết thúc cuộc họp, các cán bộ kỹ thuật vận hành hội nghị truyền hình trực tuyến tại tất cả các điểm cầu tham dự họp phải tắt thiết bị theo đúng quy trình.
Điều 9: Trách nhiệm quản lý và bảo quản các thiết bị đầu cuối và đường truyền của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến
- Các thiết bị của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến là tài sản của Nhà nước, tài sản được đặt tại cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó tự chịu trách nhiệm quản lý, bảo vệ; không được sử dụng sai mục đích hoặc tự ý chuyển đổi vị trí các thiết bị khi không được sự đồng ý của Lãnh đạo VKSND Tỉnh Khánh Hoà.
- Đường truyền tín hiệu phục vụ hội nghị truyền hình trực tuyến từ tỉnh đến các huyện là đường truyền luôn được ưu tiên cao nhất, chất lượng đường truyền phải luôn ổn định. Đơn vị nào được giao quản lý và vận hành hệ thống thiết bị có trách nhiệm phối hợp với đơn vị cung cấp đường truyền để được cung cấp đường truyền có tín hiệu tốt nhất.
- Cán bộ được giao quản lý, vận hành phòng họp hội nghị truyền hình trực tuyến tại các điểm cầu có trách nhiệm bảo quản toàn bộ hệ thống thiết bị đầu cuối phục vụ hội nghị truyền hình trực tuyến, phối hợp kịp thời với điểm cầu Viện kiểm sát tỉnh trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra hội nghị truyền hình trực tuyến.
- Thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến cần bảo quản cẩn thận, kỹ lưỡng. Trong quá trình vận hành thiết bị tại các điểm cầu cuối, nếu xảy ra sự cố kỹ thuật thì cán bộ vận hành báo cáo kịp thời; phối hợp với cán bộ kỹ thuật của trung tâm điều khiển để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật của đơn vị cung cấp đường truyền về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế.
Điều 10: Kinh phí
- Chi phí thuê bao đường truyền, dịch vụ hội nghị (nếu có): Đơn vị nào sử dụng, đơn vị đó tự chi trả.
- Mức chi tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến ngành Kiểm sát Khánh Hòa thực hiện theo các quy định hiện hành.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 11: Tổ chức thực hiện
Viện trưởng các Viện kiểm sát cấp huyện, thị xã, thành phố; Văn phòng VKSND Tỉnh; Trưởng các phòng nghiệp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Khánh Hòa chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
Cán bộ, công chức, viên chức vi phạm Quy chế này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những vấn đề khó khăn vướng mắc, các đơn vị địa phương, các phòng nghiệp vụ phản ánh với phòng Thống kê tội phạm và công nghệ thông tin để tổng hợp, trình Lãnh đạo Viện xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.
VIỆN TRƯỞNG
Đã ký